Блог

Как эффективно вести управленческий учет, если ваш бизнес растет?

Многие производственные компании при росте сталкиваются с одной и той же проблемой – усложнением процесса управленческого учета: нагрузка на сотрудников возросла, юрлиц стало больше, увеличился склад, усложнилась логистика. Как следствие – хаос в финансах: счета и оплаты теряются, фактические остатки на складе не соответствуют отчетам, а логики в логистике нет. Почему такое происходит, и как компании решают эти проблемы?

У небольшой производственной компании обычно есть производственный отдел, несколько маркетологов, менеджеры по продажам и бухгалтер. Управленческий отчет владелец ведет самостоятельно «по-старому» в Excel, полагаясь на данные своего бухгалтера. Однако бухгалтерская отчетность не равно управленческая отчетность, это намного больше. Бухгалтер занят составлением различных отчетов для налоговой службы, государственных фондов и Росстата. Он не принимает бизнес-решения и не управляет финансами в компании, а данных бухучета не хватает для качественного ведения управленческого учета. И особенно явно это видно при расширении бизнеса. Привычного малому бизнесу Excel уже недостаточно – трудоемкой работы становится слишком много:
  1. нужно сводить консолидированную отчетность по нескольким юрлицам;
  2. необходимо построить финансовую модель, а делать это придется самостоятельно;
  3. огромное количество формул и отчетов порождает ошибки, на поиск которых уйдет времени не меньше, чем на сами отчеты;
  4. графики и BI аналитику нужно вести отдельно – Excel не обладает широкими возможностями;
  5. нажатием одной кнопки можно удалить какие-либо данные или даже весь отчет.

Поэтому большинство компаний при росте переходят на автоматизированные системы для управленческого учета. Такие сервисы позволяют творить магию в управленческом учете:
  1. сами выгружают данные из учетной системы компании (1С, iiko, Bitrix и др.) или из нескольких (с консолидацией данных);
  2. разносят операции по статьям отчетов с детализацией до исходных данных;
  3. считают отклонение от плана;
  4. визуализируют данные в “один клик”. 

Чтобы понять, какой сервис выбрать, стоит определить, какой функционал потребуется для качественного ведения управленческого учета. Среди таких можно назвать:
  1. Оперативный учет и казначейство. В сервисе должны присутствовать все необходимые финансовые инструменты: согласование платежей, разбивка платежей по проектам, выгрузка платежей в банк. Также некоторые сервисы позволяют проводить сверку с контрагентами по оплате и долгам. 
  2. Отчет о прибылях и убытках. Этот отчет позволяет собирать всю необходимую информацию о финансовых показателях компании. Автоматизированный расчет показателей рентабельности по проектам, отделам, филиалам и в целом по компании, проведение план-факт и трендового анализ, автоматический расчет всех KPI для повышения эффективности вашей работы позволяет вовремя увидеть, если какое-то из направлений бизнеса окажется убыточным.
  3. Отчет о движении денежных средств (cash flow). Этот отчет является также очень важным для любой компании. Иногда происходит так, что бухгалтерский баланс показывает положительную прибыль, а по факту на счетах компании средств нет. Для того, чтобы решить данную проблему, вы можете формировать в отчете ДДС плановые поступления и выбытия, что позволит видеть реальные остатки на счетах и чистый денежный поток компании. 
  4. Бюджетирование. Сервисы могут спрогнозировать, что с бизнесом случится в будущем с учетом сезонности, темпов роста, изменения закупочных цен на товары и др.
  5. Учет показателей KPI. Помимо основных показателей, некоторые сервисы могут добавить нефинансовые показатели, такие как: точка безубыточности, средний чек, цена за единицу или даже показатели маркетинга и продаж. 

Так, правильно подобрав себе сервис по управленческому учету, расширение производства пройдет плавнее и успешнее. Компания сможет быстро реагировать на все изменения и всегда “держать руку на пульсе”. Именно поэтому мы называем сервис Финансист умным помощником собственников и финансовых директоров – он работает на бизнес и помогает компании расти и добиваться все новых высот.
Финансы