Регламент по настройке Сервиса и формированию структуры управленческого учета «под ключ».

1. Общие положения.

1.1. Срок выполнения работ по настройке Сервиса и формированию структуры управленческого учета «под ключ» (далее - «Внедрение») составляет 90 (Девяносто) календарных дней с момента поступления денежных средств от Заказчика на расчётный счёт Исполнителя.

1.2. На период Внедрения за Заказчиком закрепляется ведущий финансовый аналитик ООО «Финансист». В его обязанности входит настройка финансовой модели в рамках текущего функционала Сервиса согласно данного Регламента.

1.3. Со стороны Заказчика перед стартом работ по Внедрению назначается сотрудник, ответственный за взаимодействие с ведущим финансовым аналитиком по всем этапам Внедрения, а также специалист для решения технических задач. Перечень сотрудников с указанием ФИО, должности, контактных данных, включая мобильный номер телефона и адрес электронной почты, а также зон ответственности сотрудника, закрепляется в таблице ниже:











1.3.1. Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением Договора, в том числе направление писем, запросов, и других сообщений, посредством электронной связи (электронная почта, мессенджер Telegrаm, WhatsApp, Skype, Zoom).

1.4. В обязанности сотрудников, указанных в п.1.3 настоящего Регламента, от лица Заказчика входит:

1.4.1 Соблюдение всех пунктов регламента по Внедрению, описанных в документе ниже;

1.4.2 Своевременное предоставление запрашиваемой информации ведущему аналитику;

1.4.3 Соблюдение графика запланированных в рамках внедрения встреч.

1.5. Совокупная еженедельная нагрузка на ответственных со стороны Заказчика сотрудников составляет не менее 5 (Пяти) часов.

1.6. В том случае, если услуги по настройке Сервиса и формированию структуры управленческого учета «под ключ» не оказаны в срок, указанный в п.1.1 Регламента, по вине Заказчика, то Исполнитель направляет Заказчику соответствующее уведомление, и с этого момента услуги по настройке Сервиса и формированию структуры управленческого учета «под ключ» осуществляются по условиям исполнения по требованию (абонентский договор) на условиях ежемесячной оплаты Заказчиком платежа в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей до момента полного оказания услуг. Условия по сдаче работ регулируются Договором. Под виной Заказчика понимается не исполнение обязательств, указанных в п.1.4.

2. Описание этапов работы.

Услуга настройки Сервиса и формирования структуры управленческого учета «под ключ» включает 5 (Пять) этапов:

Этап 1 – Интеграция.

Этап 2 – Структура

Этап 3 – Источники данных (составление roadmap)

Этап 4 – Разнесение фактических данных

Этап 5 – Обучение

Этап 6 - Годовое бюджетирование /платежный календарь (доп.услуги)

2.1. Этап 1 - Интеграция.

Содержимое этапа

● Заказчик предоставляет полную информацию о количестве учетных систем (бухгалтерских баз), с которыми необходимо будет произвести интеграцию для целей дальнейшей настройки.

● Заказчик определяет период загрузки данных. В базовый тариф входит период загрузки данных за текущий календарный год.

● Заказчик предоставляет удаленный доступ к системам учета для проверки интеграции.

После предоставления необходимых доступов и сведений:

● Исполнитель проводит интеграцию учетных систем, доступ к которым предоставил Заказчик, с Сервисом Финансист.

● Исполнитель проводит сверку данных учетных систем с данными, попавшими в Сервис Финансист.

В случае если доступ к учетным системам не предоставляется, Исполнитель предоставляет инструкцию сотрудникам Заказчика по интеграции учетных систем с Сервисом Финансист.

Сверка данных в случае отсутствия удаленного доступа производится силами Заказчика по предоставленному Исполнителем алгоритму.

Результатом работы по данному этапу является успешная загрузка данных из учетных систем в Сервис Финансист. В том случае, если загрузка данных из учетных систем не осуществлена не по вине Исполнителя, о чем Исполнитель своевременно сообщил Заказчику, а Заказчик не предпринял необходимых мер для исправления указанных Исполнителем трудностей, Этап 1 считается выполненным надлежащим образом.

После приемки этого этапа 1 дополнительные интеграции могут подключаться только после окончания внедрения и не входят в стоимость услуги настройки Сервиса.

2.2. Этап 2 - Структура.

Содержимое этапа:

● Проводится анализ бизнеса Заказчика.

● Определяются ЦФО Заказчика.

● Определяются цели ведения управленческого учета.

● Определяются ключевые показатели, которые необходимо контролировать.

● Определяется структура управленческого отчета

● Утверждается список статей ДДС.

● Утверждается список статей ПиУ.

● Утверждается список расчетных и пользовательских показателей ДДС.

● Утверждается список расчетных и пользовательских показателей ПиУ.

Результатом работы по данному этапу является формирование структуры отчетов ДДС и ПиУ в Сервисе Финансист.

Заказчик принимает работу по данному этапу, согласовывая 2 таблицы:

̶ отчет ПиУ статьи + расчетные показатели;

̶ отчет ДДС статьи + расчетные показатели.

В базовый тариф входит 2 (Две) итерации по каждой структуре каждого отчета. В случае, если для получения окончательного варианта структуры 2-х итераций недостаточно, то дополнительные итерации оплачиваются отдельно согласно тарифам.

В случае отсутствия обратной связи по согласованию структуры отчетов в течение пяти рабочих дней с момента передачи таблиц ̶ таблицы считаются подписанными Заказчиком.


2.3. Этап 3 – Источники данных (составление roadmap)

Содержимое этапа:

Проводится анализ источников данных: учетных систем и иных файлов, определяется набор счетов учета.

● По каждой статье ПиУ утверждается источник данных (база 1С, счет учета, эксель или внесение данных вручную).

● По каждой статье ПиУ утверждается ответственный за статью со стороны Заказчика.

● По каждой статье ДДС утверждается источник данных (база 1С, счет учета, эксель или внесение данных вручную)

● По каждой статье ДДС утверждается источник данных (база 1С, счет учета, эксель или внесение данных вручную)

● При необходимости даются методические рекомендации по формированию данных в учетных системах.

Заказчик принимает работу по данному этапу, подписывая 2 таблицы:

̶ отчет ПиУ статьи + расчетные показатели с источниками и ответственными;

̶ отчет ДДС статьи + расчетные показатели с источниками и ответственными.

В том случае, если Заказчик отказывается от подписания таблиц с источниками данных, он должен составить мотивированный отказ с указанием недостатков таблиц. В случае отсутствия мотивированного отказа в течение пяти рабочих дней с момента передачи таблиц - таблицы считаются подписанными Заказчиком.

После приемки Этапа 3 переработка структуры отчета может происходить только после окончания внедрения и не входит в стоимость услуги настройки Сервиса.

По завершении Этапа 3 составляется промежуточный акт, который подписывается сторонами. Стоимость услуг по промежуточному акту составляет 50% от общей стоимости внедрения. После подписания промежуточного акта Заказчик не вправе отказаться от услуг. В случае отказа от подписания промежуточного акта Заказчик вправе запросить возврат части уплаченного аванса, не превышающей 50% от общей стоимости внедрения.


2.4. Этап 4 - Разнесение фактических данных.

● Совместно с Заказчиком создаются правила для разнесения фактических данных по документам.

● Совместно с Заказчиком создаются правила для разнесения фактических данных по платежам.

● При необходимости даются методические рекомендации по формированию excel файлов для загрузки в Сервис.

● При необходимости даются методические рекомендации по адаптации справочника статей 1С к справочнику статей в Сервисе Финансист.

На подготовку данных в системах учета Заказчика отводится не более одного месяца. В случае если в течение одного месяца данные остаются недоступны в источниках, указанных на этапе 2, их последующее разнесение в Сервисе Финансист переходит в зону ответственности Заказчика.

В рамках внедрения будет разнесено по статьям учета до 90% документов и платежей по количеству и до 90% документов и платежей по сумме.

Результатом работы по данному этапу является разнесение первичных данных, загруженных в результате интеграции, согласно утвержденным статьям управленческого учета.

2.5. Этап 5 - Обучение

● Обучение ведению платежного календаря

● Обучение настройке ролей

● Обучение использованию отчета по продажам

● Обучение использованию отчета по потерянным клиентам

● Обучение использованию отчета по контрагентам

Результат – записанный звонок в сервисе skype или zoom с обучением сотрудника/сотрудников Заказчика.

По окончании Этапа 5 на услуги внедрения составляется заключительный акт, который подписывается сторонами.



2.6. Этап 6 - Годовое бюджетирование /платежный календарь (доп. услуги)


Разработка системы бюджетирования с 0 (ПиУ и/или ДДС):

● Совместно с Заказчиком определяется общая цель компании на бюджетный период:

- плановый уровень выручки/маржинальной прибыли;

или

- плановый уровень операционной/чистой прибыли;

● Совместно с Заказчиком определяются центры прибыли и затрат (ЦФО, Проекты), а также назначаются ответственные за эти центры; пописываются их роли в процессе;

● Определяются цели для каждого ЦФО на бюджетный период;

● Разрабатывается методология сбора данных для каждого ЦФО;

● Определяется бюджетный период (текущий или следующий календарный год);

● Собираются все полученные данные и консолидируются в единый проект бюджета;

● Оформляется внутренний регламент для целей бюджетирования.

Результатом работы по данному этапу являются Отчеты ПиУ и ДДС в срезе «План» или «Смета» на текущий или следующий год + внутренний регламент для сотрудников по работе с бюджетами.



Перенос плановых данных клиента в сервис Финансист

● Заказчиком предоставляются плановые данные по отчету ПиУ и/или ДДС

● Ведущий финансовый аналитик вносит полученные плановые данные в срез «План» или «Смета» отчетов ПиУ и/или ДДС


Результатом работы по данному этапу являются Отчеты ПиУ и ДДС в срезе «План» или «Смета» на текущий календарный год.



Выстраивание платежного календаря

● Совместно с Заказчиком разрабатывается структура ролей для пользователей процесса согласования заявок, а также структура шаблонов на подписание заявок;

● На основе предоставленных Заказчиком плановых данных по платежам выстраивается платежный календарь на месяц вперед;

● Проводится обучение всех пользователей процесса созданию заявок, платежей, шаблонов платежей;

● Проводится обучение сотрудника, ответственного за процесс отправки и обработки платежных поручений, функционалу ведения платежей в системе Финансист (мэтчинг, выгрузка в банк)


Результатом работы по данному этапу являются Отчет ДДС в срезе «Платежи» на следующий месяц + записанный звонок в сервисе skype или zoom с обучением сотрудника/сотрудников Заказчика.

По окончании Этапа 6 на дополнительные услуги внедрения составляется акт выполненных работ, который подписывается сторонами.


3. Заключительные положения.

3.1. Каждый из этапов согласовывается с Заказчиком и фиксируется письмом посредством электронной связи.

3.2. После успешного принятия Заказчиком каждого из этапов все дополнительные правки в материалы этапа осуществляются после принятия внедрения и оплачиваются отдельно по тарифам ООО «Финансист».

3.3. На принятие этапа отводится не более пяти рабочих дней с момента получения Заказчиком письма об окончании этапа от ответственного за настройку Сервиса сотрудника ООО «Финансист».

3.4. В случае отсутствия обратной связи от Заказчика в течение указанного срока этап считает успешно принятым.








Сервис управленческого учета и бизнес аналитики
Меню
Мы всегда на связи
Пишите: sk@report.finance